Cómo ser eficiente distinguiendo lo importante de lo urgente
No importa qué tipo de tareas llegue a tu escritorio diariamente. Es recomendable que logres buen grado de agilidad en la toma de decisión respecto de qué cosas te encargarás, de qué cosas no, y también cuáles serán aquellas que delegarás. Recuerda que todo lo que se frena, o es demorado en un proceso productivo, tarde o temprano, generará presión en tu gestión de trabajo.El modelo que te presento en esta oportunidad lo he usado con muchos gerentes, de diferentes áreas y todos están muy conformes por su simplicidad de uso en su tarea diaria. Te ayuda a poner en orden las responsabilidades que tienes pendientes, clasificarlas por importancia, y decidir qué hacer con cada una. Para poner en práctica este proceso, lo primero que sugiero hacer es analizar todo «lo pendiente» y definir si cada tema es:
- Importante y Urgente, esos casos los listas en el cuadrante colorado (ver figura)
- Importante, pero No Urgente, los ubicas en el cuadrante amarillo
- Urgente, pero No Importante, los detallas en el cuadrante verde
- Nada Importante ni Urgente, los listas en el cuadrante blanco
En el Cuadrante Colorado
Este es el «centro de las decisiones». Allí listarás aquellos temas Importantes y Urgentes, los que sí o sí debes resolver de inmediato. Los casos que hayas listado aquí son aquellos donde, por sus resultados, se juega el partido. En ése caso deberás definir si lo:
- Resuelves tú mismo y te encargas de ellos personalmente
- Delegas para que lo resuelva otra u otras personas (Complementariedad)
- Devuelves y cierras el caso (Decide, no aconsejo que los dejes abandonados en un cajón)
La realidad me indica que el hacerlo uno mismo, dependerá de uno quiera hacerlo, de que a uno le guste hacerlo, o de que no tenga más remedio que hacerlo uno mismo (cuidado, en éste último caso hay que trabajar un poco más el tema, porque allí están las trampas de la vanidad, del sentirse imprescindible!)
Podrá uno delegar en función del tiempo que uno tiene (cuidado, puede uno no disponer de tiempo por estar haciendo cosas que no quiere, o porque tomó una mala decisión. Es ése el momento de comenzar a ordenarse) O podrá delegar porque sabe que tiene gente que lo resolverá al tema mejor que uno (de manera individual o en equipo. Ver post: «La culpa en la imposibilidad de delegar. ¿Quién se hace cargo?» – Junio 2011 ) También podrás delegar porque es algo que no quieres, no puedes o no te interesa hacer y tienes gente que lo resolverá mejor.
En los Cuadrantes Amarillo y Verde
Los temas que hayas listado en cualquiera de estos dos cuadrantes serán aquellos que tienes cierto margen de tiempo, o no son tan importantes, para decidir cuándo y cómo resolverlos. Es aconsejable delegarlos. Recuerda que el resultado se jugará en dos líneas: La primera relacionada con el tiempo (urgencia)que te han dado para resolver el caso, la segunda por las capacidades que dispones en tu equipo para resolver temas importantes (importancia o peso del tema). Ver posts de junio 2011: «¿Intervenir o dejar hacer?» y «La culpa en la imposibilidad de delegar. ¿Quién se hace cargo?»
En el Cuadrante Blanco
En éste cuadrante hay que listar aquellos temas que, por no ser Importantes ni Urgentes, pueden resolverse después o devolverse por no corresponder al área su solución. Pero siempre hay que resolverlos! No olvides que lo que hoy no se presenta como importante, los vientos siempre cambiantes del contexto, pueden hacer que repentinamente pasen a ser urgentes. La clave de su tratamiento es que tienen que estar en su debido proceso de resolución porque se han abordado o porque se han desestimado.
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